Mindre krångel, mer kontroll med e-faktura
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en faktura eller kreditnota i digitalt format som skickas elektroniskt mellan partnerna, d.v.s. mellan kundens och leverantörens ekonomisystem. Till skillnad från PDF- eller pappersfakturor är det inte några problem med att tolka informationen, vilket normalt resulterar i att man sparar tid och minskar risken för fel. Med Golden EDIs fakturalösning blir det dessutom en hög grad av automatisering.
Fördelar med e-faktura:
- Sparar tid – slipp manuell hantering
- Snabbare betalningar – fakturan når mottagaren snabbt och på ett förutbestämt sätt
- Färre fel – automatisk validering minskar misstag
- Miljövänligt – mindre pappersanvändning
Hur fungerar e-fakturering?
1.Fakturan skapas
Fakturan skapas som vanligt i ekonomisystemet och informationen tas därefter ut från bokfört dokument och omvandlas till ett elektroniskt format. Formaten kan variera men den grundläggande strukturen gör att mottagaren förstår innebörd och innehåll. Oftast säkerställs innehållet i den tjänst som överför fakturan så att informationen är tillräcklig och korrekt i den mening att till exempel beloppen är summerade rätt och momsbelopp är rätt.
2. Fakturan skickas
När det gäller e-faktura så skickas den normalt sett via ett e-fakturanätverk (t.ex.PEPPOL) eller samtrafiknätet i Sverige. I vissa undantagsfall, där antalet fakturor är begränsat, kan leverantören använda sig av någon portallösning där fakturan skapas manuellt för att sedan skickas som e-faktura. Men, oavsett hur fakturan skapas kommer den att nå faktura mottagaren som ett elektroniskt dokument.
3. Fakturan tas emot
För att uppnå effektivitet hos mottagaren används någon typ av automatik för att koppla den mottagna informationen till leverantör, konteringsmall, godkännare med mera. Eftersom fakturan kommer elektroniskt är det enklare att sätta upp regler för exempelvis hur radinformationen ska hanteras. I vissa fall vill man även koppla mottagen information till gjorda beställningar.
4. Fakturan godkänns och betalas
Beroende på möjligheterna i mottagande system finns det olika lösningar för att godkänna fakturan och skicka den för betalning. Golden EDI:s lösning för fakturamottagning är en enkel och effektiv funktion för att hantera godkännande och bokföring av fakturan. Betalning hanteras med de tjänster som affärssystemet erbjuder.
Varför är det plötsligt så viktigt e-fakturering?
Många företag står inför utmaningen att hantera e-fakturering enligt de krav som ställs av offentlig sektor och stora organisationer. Standardiserade format som PEPPOL och Svefaktura är ofta obligatoriska, och felaktiga fakturor kan leda till avvisade betalningar och onödig administration.
Alltså handlar e-fakturahantering inte längre bara om effektivitet, det är i vissa avseenden en nödvändighet. Myndigheterna tillämpar strängare krav och i många länder måste företag nu rapportera sina fakturor i realtid för att följa momsreglerna.
Ett exempel är ContinuousTransaction Controls (CTC), ett system där fakturor granskas och godkänns av myndigheter innan de ens når mottagaren. Detta blir allt vanligare i Europa och Sydamerika, och för företag med global verksamhet kan det vara en stor utmaning att hålla sig uppdaterad.
Är ditt företag redo?
Om du är momspliktig i ett land med strikta regler för e-fakturering kan rätt lösning spara dig tid och huvudvärk.
Se till att ha en integrationslösningsom gör att fakturor skickas i rätt format och uppfyller lagkrav – helt automatiserat. En sådan lösning möjliggör en säker och spårbar kommunikation mellan dig och dina kunder eller partners, samtidigt som den minimerar risken för bedrägerier genom att eliminera manipulerbara PDF- och pappersfakturor. På så sätt kan du arbeta effektivt, följa regelverket och undvika onödiga affärsrisker.
Vill du ha hjälp att navigera bland kraven och se till att faktureringen fungerar smidigt och säkert? Vi kan hjälpa till med såväl utgående som inkommande e-faktura.
Hör av dig till våra specialister för gratis konsultation.